Sorun Odaklı Analizler ve Süreç İyileştirme Çözümlerimiz
İyi yönetilen süreçler, kurumun amaçlarına ve hedeflerine ulaşmasında önemli bir ayağı teşkil ederler. İyi analiz edilmiş, katma değeri olmayan unsurlar ayıklanarak sadeleştirilmiş ve kaynakların etkin şekilde kullanıldığı süreçler kurumsal başarıda önemli etkenlerdir. Bu nedenle kurumlar sorun yaşadıkları veya daha etkin bir şekilde işletme istedikleri süreçleri detaylı olarak analiz edip, analiz sonucuna göre bunları iyileştirmeli ve geliştirmelidirler.
Süreçlerini İyileştirmeye /Geliştirme ihtiyacı Nasıl Ortaya Çıkar?
Birçok kurum bazı işlerinin çeşitli sorunlar yaşadığını çeşitli şekillerde ifade eder. Aşağıda yer alan örnek durumlar, sorun odaklı analiler yapılarak, süreç iyileştirme çalışmalarını yapılması için yeterli nedenler arasında yer almaktadır;
Süreç İyileştirme Çalışması Nedenleri
- İşleri yaparken gereksiz evrak yükü ve bürokrasinin varlığı,
- İşleri yaparken gereksiz birçok şeyin yapılması,
- Sürecin paydaşları arasında iletişim ve koordinasyon sorununun varlığı,
- Teknolojik olanaklardan yeterince faydalanılmaması ve süreç içerisindeki birçok işlemin el yordamıyla yapılması,
- Gereğinden fazla kaynak kullanımı (Kaynak israfı),
- Süreç içerisindeki görevliler arasında bir koordinasyonsuzluk,
- Sürece ilişkin verilerin doğru biçimde kayıt edilmemesi ya da kayıt edilen verilerin sorunlu olması,
- İş için doğru ve yeteli kaynağın kullanılmaması,
- Sürecin baştan sona yeniden ele alınması ihtiyacı.
5M İle Süreç İyileştirme
Süreç analizi ve iyileştirme çalışmaları çok yönlü bir bakış açısı gerektirmekte, sürecin etkilediği ve sürecin etkilendiği tüm diğer unsurları içermelidir. 5M, kurumlarda sorun odaklı analizleri ve süreç iyileştirme çalışmalarını aşağıdaki şekilde yürütür;
Nasıl Yaparız?
- Süreçlerinizi anlamaya çalışır ve ona göre hareket ederiz. Sürecin anlaşılması, analiz edilip iyileştirilmesi için önemli bir başlangıçtır.
- Süreç verilerini inceler, analiz eder, sorunları ve çözümleri veriye dayalı olarak ifade ederiz.
- Sürecinizde oluşan kirli verileri tespit eder, bunları sahip olduğumuz bilişim teknolojileri altyapısını kullanarak hızlı ve kolay biçimde güncelleriz/düzeltiriz.
- Süreci bir bütün olarak ele alır, gerektiğinde yeniden tasarlarız.
- Sürece etki eden tüm faktörleri dikkate alır, gerektiğinde ilgili paydaşlarla görüşmeler yaparız.
- Süreç içerisinde başta insan kaynağı olmak üzere gerekli tüm kaynak ihtiyacını tanımlarız.
- Teknolojik yenileme, güncelleme ve dönüşüm gerektiren işlerde sahip olduğumuz bilişim teknolojileri deneyimlerimizi kullanarak sistem analizi ve sistem tasarımı yapar, gerekli şartnameleri oluştururuz.
- İyileştirme önerilerinin hayata geçirilmesi noktasında uygulama desteği veririz.