Görev, Yetki ve Sorumluluklarla İlgili Çözümlerimiz
Faaliyetlerin aynı organizasyon içerisinde bile çok farklılaşabildiği günümüzde bir faaliyetin tam olarak hangi alt işlerden oluştuğu, bu işlerin sınırlarının neler olduğu ve işin başlamasından itibaren tamamlandığı zamana kadar tam olarak nelerin yapılması gerektiği net olarak belirlenmelidir.
5M, bütünsel ve bilimsel bir bakış açısıyla, bir kurumda hangi farklı faaliyetlerin yapıldığını, bu faaliyetlerin altında hangi farklı veya benzer alt işlerin olduğunu belirler. Her işin aynı zamanda hangi alt birimde ve kimler tarafından yapılması gerektiği, bir işe bağlı görevlerin sorumluluğunun kişiler üzerinde nasıl dağıtılması gerektiğini, iş gereklerini, yetki ve sorumlulukları ortaya çıkarır.
5M, bütünsel ve bilimsel bir bakış açısıyla, bir kurumda hangi farklı faaliyetlerin yapıldığını, bu faaliyetlerin altında hangi farklı veya benzer alt işlerin olduğunu belirler. Her işin aynı zamanda hangi alt birimde ve kimler tarafından yapılması gerektiği, bir işe bağlı görevlerin sorumluluğunun kişiler üzerinde nasıl dağıtılması gerektiğini, iş gereklerini, yetki ve sorumlulukları ortaya çıkarır.
Ne durumdasınız?
Bu soruları kendi kurumunuz için sorarak vereceğiniz cevaplara göre bu çalışmalara ihtiyaç duyup duymayacağınızı analiz edebilirsiniz.
Bu Soruları Kendi Kurumunuz İçin Sorun...
- Tüm birimlerinizin görev, yetki ve sorumlulukları mevcut mudur? Net midir?
- Birimlere ilişkin görev, yetki ve sorumluluklar yönergelere dönüştürülmüş müdür?
- Birimlerinizin görev, yetki ve sorumlulukları güncel midir? En son ne zaman güncellenmiştir? Ne sıklıkla güncellenmektedir?
- Kurumunuzda tüm pozisyonlar unvan bazında belirlenmiş midir? (Kamuda personelin kadro ve ünvanı karıştırılmakta burada kastedilen fiilen yapılan iş ve buna bağlı pozisyondur. Örneğin genelde işçi diye bir tanım vardır ancak kaynak işçisi, temizlik işçisi, vb. fiili ayrışımı önemlidir.)
- Pozisyonlar, unvanlar bazında iş tanımları ve yetkinlik tanımları mevcut mudur?
- Birden fazla birimin yaptığı çakışan işlerde sorunlar yaşanıyor mu? Ortak işlere yönelik bir standart mevcut mudur?
- Tüm pozisyonlar için geçerli standardize edilmiş ortak iş tanımları mevcut mudur?
- Ortada kalan işler, tanımlanmamış işler mevcut mudur?
- Yönetsel olarak iş tanımlarından dolayı çatışmalar yaşanıyor mu?
- Yeni bir çalışan işe başladığında pozisyon ve unvan bazında iş tanımlarını biliyor mu? İş tanımları kendisine tebliğ ediyor mu?
- İş tanımları organizasyonel değişikliklerle birlikte güncelleniyor mu?
Tüm Pozisyonların Görev, Yetki ve Sorumlulukları Netleştirelim
Tüm birimlerimizle detaylı çalışmalar ve görüşmeler yaparak birimde yapılan tüm faaliyetleri çıkartarak birimler bazında pozisyonları (unvanları) belirler, pozisyonlar bazında detaylı iş tanımı, görev, yetki ve sorumlulukları tanımlarız.
Görev tanımlarından Kaynaklı Organizasyonel Yapıdaki Sıkıntıları Çözümleyelim
Gerçekleştirilen analizlere göre iş tanımlarındaki karmaşanın organizasyonel yapıdan kaynaklı olduğunun tespiti durumunda organizasyonel yapıyla ilgili öneriler geliştirerek bu sorunun çözüm yollarını bulalım.
Ortada Kalan ve Çakışan İşlerinizi Sorun Olmaktan Çıkartalım
Yapılan analizler birden fazla birimi ilgilendiren işlerin, tanımsız olan işlerin tanımını yapalım ve bunları net olarak tanımlayarak standardize edelim.
Yasal Olarak Hazırlamanız Gereken Yönerge ve Yönetmeliklerinize Altlık Oluşturalım
Pozisyonlar bazında oluşturulan iş tanım, görev, yetki ve sorumlulukları birim ve kurum bazında mevzuatsal formatlara uygun bir altlıkta taslaklarını oluşturalım. Birimleriniz ve Hukuk birimine nitelikli bir kontrolle son noktanın konulması kalsın.
Bir Kamu Kurumu Olarak Bu Bizim Asli Görevimiz Bizim Yapmamız Gerekir Diyebilirsiniz
Bu işler her ne kadar kurum olarak bizim asli görevimiz deseniz de dışarıdan bir göz tarafından yapılmasında kuruma önemli katkılar sağladığı yadsınamaz bir gerçektir. Temel koşul; işi bilen, kurumunuzu tanıyan, ne iş yaptığınız konusunda tecrübe ve bilgi sahibi olan kurumlar tarafından yapılmasıdır. Yapılacak olan bu çalışmalar kurum tarafından yapılması durumunda aşağıda yer alan hususlar karşımıza çıkmakta ve bu da çalışmanın sonucuna etki etmektedir.
Neler İle Karşılaşırsınız
- Kurum olarak bu işi yapmak istediğinizde bu iş için bir ekip ayıracaksınız
- Kurum içinden bu ekip işi genellikle ilk defa yapacağı için beklenilen süreden çok daha uzun bir sürede yapacaktır.
- Kurum içi ekiplerin mevcutta da devam eden işlerini de yapmaları durumunda bu süre daha da uzayacak hatta yapmama, yarım bırakma eğilimleri artarak projenin de sonuçlandırılamamasına yol açabilecektir.
- Kurum içinden birilerinin bu işi yapması durumunda üst-ast ilişkileri ilişkiler vb. diğer faktörlerden dolayı ulaşmayı beklediğiniz sonuçların üretilmesinde sıkıntılar yaşanabilecektir.
- Uzun bir çalışma döneminden sonra istenilen sonuçların üretilememesi ve iş gücü kaybı olarak mali açıdan da zararla sonuçlanabilecektir.
Biz Ne Yaparız?
- Bu işi kurumda koordine edecek kişi, birim ve ekiple birlikte tüm süreci yönetiriz.
- Kurumunuzu ve organizasyon yapınızı yakından tanımak için ön analizler yaparız.
- Ön hazırlık çalışmaları yapar ve iş planı oluştururuz.
- Yapılan iş planı kapsamında ilgili tüm birimlerinizle görüşmeler gerçekleştiririz.
- Birimler tarafından yapılan tüm iş kalemlerini ayrıntılı olarak çıkartırız.
- Birim yöneticileri, işi yapan kişilerle birimdeki pozisyonları tanımlarız.
- Tanımlanan pozisyonların tüm detaylarını birim yöneticileri ve işi yapan kişilerle görüşmeler yaparak formel bir hale getiririz.
- Saha çalışması sonuçlarını analiz eder, derlemesini yapar ve üzerinde tartışılacak hale getiririz.
- Ortaya çıkan sonuçları birim yöneticilerine sunar, onlarla görüşme yapar ve son halini veririz.
- Bu çalışmaları kurumdaki tüm birimler için tek tek yaparız.
- Çıkan sonuçları nihai haline getirir, öneriler oluşturur ve sonuç rapor ve sunumu olarak kurum yöneticilerin sunarız.
- Gelen geri dönüşlere göre yapılması gereken iyileştirmeleri planlar ve yaparız.
- Sürecin sürdürülebilir olması için ilgili ekiplere yönelik bir prosedür hazırlar ve çalışmaların devrini yaparız.
Neden Bizimle Çalışmalısınız?
- Bu işin nasıl ve ne şekilde yapıldığını iyi biliyoruz.
- Kamu kurumlarını yakından tanıyor, yapılarını çok iyi biliyoruz.
- Kurumunuzda yapılan işlerin ne olduğuna yabancı değiliz ve başka kurumlarla kıyaslamalar yapabiliyoruz.
- Kamu tecrübesinin önemli olduğuna inanıyor ve kamuya uygun bir yapıda bu işlerin nasıl başarılı sonuçlar üreteceğini biliyoruz.