5MWEB

İşletme yönetiminin dört temel fonksiyonu olan Planlama, Organizasyon, Yönetim ve Kontrol işlevlerinden; Kontrol işlevinin en önemli faaliyetlerinden birisi de Performans Yönetim sürecidir. Kontrol işlevi; bir kurumun ulaşmak istediği hedeflerine ulaşıp ulaşmadığını sorgular. İşletme yönetiminin en temel işlevlerinden birinin temelini oluşturan Performans Yönetimi nasıl uygulanacaktır? Nereden başlanacaktır? Nasıl İzlenecektir? Nasıl değerlendirilecektir? Nasıl raporlanacaktır? Nasıl gelecek için kullanılacaktır? Tüm bu soruların cevabı kuruma özgü doğru bir Performans Yönetim Sisteminin modellenmesi ile ilgilidir.

Kurum performansı sadece ilgili kurum yöneticilerini veya kurum çalışanlarının ilgilendiren bir konu değildir. Geniş bir açıdan bakıldığında aslında kurumsal performans; kurumla etkileşimde bulunanları, kurumla ilgili muhtemel yatırımcıları, müşterileri, satıcıları, tedarikçileri de yakından ilgilendiren bir konudur. 

Performans Yönetimi kavramı genel olarak bireylerle ilişkili olarak düşünülür, bu yanlış bir algılamadır. Çünkü Performans Yönetimi bireylerin değil, tüm kurumun nasıl çalıştığını tanımlar.

“Ölçülemeyen kontrol edilemez”

Yapılan bir işin/faaliyetin gerçekten iyi yapıldığını anlamak için ne yapmak gerekir ?

Yapılan bir işi/faaliyeti “başarılı biçimde yapmak, en kısa sürede sonuçlandırmak, sorunsuz biçimde halletmek, her zaman en iyisi, olumlu şekilde bitirmek, en düşük maliyete sonuçlandırmak, en kaliteli şekilde tamamlamak, vatandaşı memnun etmek vb. gibi temenni ve iyi niyet ifadeleri ile belirtmek o işin/faaliyetin gerçekten iyi yapıldığını gösterir mi? HAYIR…

En kısa, en kaliteli, başarılı gibi ifadeler kişiden kişiye farklı anlamlara gelebilir. 3 saat süren bir iş kimine göre çok kısa olabilirken, kimine göre uzun bir süre olabilir. Bu nedenle herkesin mutabık olduğu ölçülebilir hedefler koymak ve bu değerler üzerinden ölçüm ve değerlendirmeler yapmak Performans yönetiminin en önemli faydasıdır.

PYS, İşletmenin genel olarak başarılı olup olmadığını ve hangi noktada olduğunu belirler. Performans Yönetimi, kurumların belirlemiş oldukları hedeflere ne derece ulaşıp ulaşmadıklarını ortaya koyan en önemli sistemlerden biridir. Performans yönetiminin kurumlara sağladığı faydaları şu şekilde sıralayabiliriz;

• Kurumda yürütülen faaliyetlerin belirli bir amaca ve hedefe yönelik olarak gerçekleştirilmesini sağlar, bu konuda bir yönetsel ve kurumsal disiplin oluşmasını sağlar.
• Belirli periyotlarda yapılan izleme, ölçüm ve değerlendirme çalışmaları ile hedeflerin yakalanabilme/tutturulabilme dereceleri ortaya konur. Böylece yaşanan aksaklıkların önceden görülmesini ve gerekli iyileştirmelerin yapılmasını sağlayarak hedeflere ulaşılmasını sağlar,
• Üst yönetime kurumun gidişatı ile ilgili temel ve kritik bilgiler sağlar,
• Belirli faaliyetler bazında performans eğilimini ortaya koyar.
• Hesap verilebilirliği sağlar.
• Ortaya konan hedeflerle birlikte bunları gerçekleştirmek için gerekli olan kaynak ihtiyacının belirlenmesini sağlar.

Performans Yönetimi işlerin daha iyi gitmesini sağlamaz. Veya işlerin daha iyi yapılmasını, yürütülmesini ve hatasız yapılmasını sağlamaz. Ancak işlerin nasıl gittiğine dair bir bilgileri ortaya koyarak, işlerin hedeflendiği gibi yapılmasını sağlamak için yapılması gerekenler ile ilgili ipuçları verir.

Kurumlar yaşamlarını sürdürebilmek için ürün ve hizmet üretmek ve bunu müşterilerine sunmak durumundadırlar. Kurumlarda yürütülen faaliyetler acaba olması gerektiği gibi mi yapılmakta ? Acaba kurumsal kapasite tam olarak kullanılabilmekte midir ? Acaba yürütülen faaliyetler daha kaliteli, daha kısa sürede ve daha az maliyete yapılabilir mi? Acaba kurumumuzun bugün yapmış olduğu faaliyetlerle yarın da hayatta kalabilmesini sağlayabilecek midir?  İşte tüm bu ve buna benzer soruların yanıtını alabilmek için kurumunuzda mutlaka bir performans yönetim sistemin kurulması gerekmekte ve böyle kurumsal kapasite ve kabiliyetlerin ortaya konulması gerekmektedir. Ancak iyi kurulmuş bir performans yönetim sistemi ile kurumun neyi bilip bilmediği ortaya çıkarılabilir ve buna bağlı olarak kurumsal kapasitenin sınırları zorlanabilir.

Dünyadaki hızlı gelişim ve dönüşüm süreci kamu ve özel sektör olmak üzere tüm kurumların bu değişime adapte olmalarını, değişimi yönetmelerini ve sürekli kılmalarını ayakta kalabilmek ve başarılı olabilmek için zorunlu kılmaktadır.

Kurumların Performansa dayalı olarak yönetilmesi ve bu performansın sürekli olarak ölçülmesine ihtiyaç vardır.

5M, Performans Yönetim sisteminin kurumlar için vazgeçilmez bir unsur olduğunu düşüür, Performans Yönetim Sisteminin teoriden pratiğe uygulanması için neler yapılması gerektiğini bilir.

5M, Performans Yönetim Sistemi temel olarak Stratejik Yönetim odaklıdır ve kurumun Stratejik Planını temel alır. Kurumun en üst düzeydeki stratejisinden an alt düzeydeki bir çalışanın gerçekleştirmiş olduğu bir hedefin bağlantısı vardır ve bu bağlantılar süreç içinde tanımlanır.

PYS Elemanları

• PYS Modelleme Planı
• PYS Oluşum Planı
• PYS Kabul Planı
• PYS Yayılım ve Bilgi Planı
• PYS İzleme Planı
• PYS Standartlar Planı
• PYS Veri Toplama Planı
• PYS Analiz Planı
• PYS Sonuç Planı
• PYS Geri Bildirim Planı
• PYS Gelişim Planı
• PYS Gelecek Planı

Bir Performans Yönetim Sisteminin başarılı sonuçlar üretebilmesi, kurumun üst düzey planlarının (Stratejik Planlarının ve Performans Programlarının) doğruluğu ve gerçekliliği ile doğru orantılıdır. Oluşturulan bir Stratejik Plan ve buna bağlı Performans Programı kurumun tüm gerçekliğini barındırmalı ve yapılan tüm faaliyetleri kapsayacak şekilde olmalıdır. Aksi takdirde ortaya çıkan kurum performansı, kurumun performansını değil, performans programının gerçekleşme performansını verir.